Ein Großteil der Friedhofsverwaltungen arbeitet noch immer mit Belegungsplänen auf Papier. So war es auch bei der Stadt Schorndorf aus dem Rems-Murr-Kreis bis zum Jahr 2020. Dieser Artikel stellt den Weg der Stadt Schorndorf vom Papierplan zum digitalen Friedhofsplan dar.
Die Friedhofsverwaltung der Stadt Schorndorf verwendet seit vielen Jah- ren die Friedhofsdatenbank FIM, der Firma mps public solutions Gmbh aus Koblenz. Die Bereitstellung der Software erfolgt im Hosting über das Landesrechenzentrum (Komm.One). Die Friedhofspläne lagen damals nur in Papierform vor. Diese Vorgehensweise war unter anderem mit folgenden technischen und organisatorischen Nachteilen verbunden:
- Der Abgleich zwischen der Friedhofssoftware und dem Papierplan erfolgte händisch. Diese Vorgehensweise war sehr fehleranfällig, da die täglichen Aktualisierungen in FIM nicht immer den Weg in den Papierplan gefunden haben. Zudem musste die Handschrift in den kleinen Kästchen häufig mühevoll entziffert werden.
- Die Papierpläne mit allen aktuellen Eintragungen waren nicht vor Ort auf den Friedhöfen verfügbar, was dazu führte, das erforderliche Informationen beim Innendienst erfragt werden mussten.
- Der Papierplan wurde bei Neubelegungen mittels Radieren und Überkleben fortgeschrieben, dadurch wurde der Plan über die Jahre immer unübersichtlicher.
Das Projekt
Im März 2020 begann die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Schorndorf und PBSGEO aus Köln. Zunächst sollte in einer Testphase geprüft werden, inwiefern am Beispiel des Friedhofes Weiler eine sinnvolle Lösung für die Friedhofsverwaltung geschaffen werden kann. Das Ergebnis der Testphase war sehr positiv. Auch konnte im Rahmen des Projektverlaufes eine Schnittstelle zur Komm.One geschaffen werden, die den hohen Sicherheitsanforderungen des Landesrechenzentrums genügt. Im August 2020 wurde das Projekt auf alle Friedhöfe der Stadt ausgeweitet. Die Datenerfassung wurde durch die Friedhofsverwaltung in Eigenleistung durchgeführt. Insgesamt wurden 11.397 Gräber angelegt und mit dem digitalen Friedhofsplan verbunden. Durch die Verknüpfung der FIM-Daten sind viele fehlerhafte (ca. 340) und auch fehlende Datensätze (ca. 390) aufgefallen. Diese Fehler wurden bereinigt.
Projektfazit
- Durch die automatisierte Datenübertragung von FIM zu den Anwendungen von PBSGEO, können die früheren Datenübertragungsfehler in den Papierplan vermieden werden. Zudem wird die Fortschreibung der Friedhofspläne erheblich vereinfacht und beschleunigt.
- Durch die Digitalisierung der Friedhofspläne können diese nun von al- len Mitarbeiter*innen der Friedhofs- verwaltung aufgerufen werden, auch vor Ort mit mobilen Endgeräten auf den Friedhöfen.
- Diverse grafische Auswertungen (Grabart, Grabstatus, Nutzungs- frist, Ruhefrist, etc.) können sehr einfach ausgegeben werden. Diese sind eine wichtige Grundlage für die strategische Ausrichtung der Friedhofsentwicklung.
- Durch das Digitalisierungsprojekt und die damit verbundenen Fehlerkorrekturen konnte die Datenqualität erheblich verbessert werden.
So sah der Papierplan aus: neue Einträge wurden per hand ergänzt, alte radiert oder überklebt.
Online-Aufgabenverwaltung
In einer weiteren Ausbaustufe wurde der digitale Friedhofsplan um eine Online-Aufgabenverwaltung ergänzt. Damit ist es möglich, die auf dem Friedhof anfallenden Aufgaben und Prozesse digital abzubilden und zu strukturieren. Der Zugriff erfolgt per Webanwendung oder auf dem Friedhof über die Friedhofs-APP von PBSGEO. Aufgaben können mit Prioritäten und Kategorien erfasst und an die Mitarbeiter*innen der Friedhofsverwaltung delegiert werden. Die Delegationsempfänger erhalten eine Benachrichtigung über die anstehenden Tätigkeiten. Durch die Aufgabenverwaltung wird die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst erheblich vereinfacht und verbessert. Es entfällt etwa das händische Erstellen und Ausdrucken von Listen im Innen- dienst und deren händische Übergabe an den Außendienst. Die Friedhofsverwaltung koordiniert damit unter anderem Kenntnisgabeverfahren und die Grabpflege. Fotos können mit mobilen Endgeräten erfasst und an die Aufgabe angehangen werden.
Bürgerauskunftssystem
Die Stadt Schorndorf ist die erste Verwaltung in Baden-Württemberg, die das Bürgerauskunftssystem von PBSGEO einsetzt. Dieses befindet sich seit Januar 2022 dort im Einsatz. Über die Adresse https://schorndorf.fried hofsplan.de kann der Plan aufgerufen werden. Es zeigt sich, dass insbesondere die auf dem Friedhof tätigen Gewerke die Online-Auskunft intensiv nutzen. Eine Vielzahl der Anfragen, die vorher die Friedhofsverwaltung er- reichten, laufen nun über friedhofs- plan.de. Über QR-Codes, die auf den Friedhöfen ausgehängt sind, kann der jeweilige Friedhofsplan mit Mobilgeräten (Smartphones und Tablets) sehr einfach aufgerufen werden. Gräber können über die Eingabe von Verstorbenennamen oder Grabnummern schnell und benutzerfreundlich gefunden werden.
Online-Grabreservierung
Zur Systematisierung des Grabverkaufs setzt die Stadt Schorndorf die Online-Grabreservierung von PBSGEO ein. Damit können der Grabverkauf und die Beratung der Hinterbliebenen direkt auf dem Friedhof erfolgen. Die Mitarbeiter*innen greifen dazu mit einem Tablet auf den digitalen Friedhofsplan zu und tragen die erforderlichen Daten direkt auf dem Plan ein. Mit dem Eintrag einer neuen Grabreservierung verändert sich die Farbe des Grabes auf dem Plan, sodass eine doppelte Reservierung ausgeschlossen werden kann.
Seit Oktober 2022 ist Schorndorf die erste Stadt in Deutschland, die ein Online-Reservierungssystem für Patenschaftsgräber freigeschaltet hat. Interessierte können sich online über den Bestand an Patenschaftsgräbern informieren und bei Interesse ein Grab reservieren.
Ines Hagmann, Abteilungsleiterin Stadtgrün bei der Stadt Schorndorf, zum digitalen Friedhofsplan und die Projektumsetzung: „Es war ein langer und arbeitsintensiver Weg bis hin zum digitalen Plan und den schrittweisen Erweiterungen der Anwendung. Wir würden ihn jedoch jederzeit wieder gehen, weil das Ergebnis ein großer Gewinn für unsere tägliche Arbeit ist.“
Quelle: Friedhofskultur, November 2022
