En tiempos de digitalización, surge la pregunta de cómo se pueden hacer más eficientes los procesos en la administración de cementerios. Stefan Schumacher explica la contribución que pueden hacer los planos digitales de cementerios.
La «digitalización» es un tema de gran relevancia política y social. Como indicador de la importancia de la «digitalización» en la política, se puede citar el Informe Económico Anual del Ministerio Federal de Economía y Energía. Mientras que en 2014 solo se mencionó el término «digitalización» once veces, en 2018 el número de menciones aumentó a 62, casi seis veces más. La digitalización está, por tanto, en las mentes. Pero, ¿qué significa esto para la administración de cementerios?
Administración digital de cementerios
También para las administraciones de cementerios públicos y eclesiásticos se percibe un aumento en la importancia de la digitalización. La empresa de software pbsgeo (Colonia) llevó a cabo un estudio de mercado entre 2016 y 2017. Para ello, se contactó a 2.053 administraciones. De las conversaciones se desprende que aproximadamente en el 88 por ciento de los casos se utilizan programas de administración de cementerios. Las cifras mencionadas no son representativas, pero muestran tendencias que, según el autor, corresponden a la realidad. El tema de los planos digitales de cementerios también está ganando importancia. Algunas comunas ya tienen sus planos en formatos digitales, aunque generalmente sin conexión a una base de datos. Parece que muchas administraciones aún tienen reservas debido a barreras técnicas. A menudo, esto se debe a que los programas de visualización de las bases de datos de cementerios no están enfocados en los empleados de la administración de cementerios, sino en los ingenieros civiles. Concretamente, se trata de la facilidad de uso de la aplicación.
Formatos de los planos
En las administraciones de cementerios, los datos de inventario y ocupación están disponibles en calidades muy diversas. A continuación, se comparan tres métodos:
- el plano en papel,
- el plano CAD y
- el plano digital.
El plano en papel representa todos los datos de inventario analógicos, incluyendo libros de registros, libros de entierros u otros documentos en formato papel. El plano CAD es un término general para todos los documentos digitales de inventario que representan un plano de ubicación, pero no están conectados a la base de datos del cementerio. El plano digital del cementerio es un documento digital en el que cada tumba en el plano está vinculada a la base de datos del cementerio.
Los métodos mencionados se compararán según los siguientes criterios:
- Búsqueda de tumbas y fallecidos,
- Evaluaciones gráficas,
- Actualidad y versionado,
- Posibilidades de publicación.
Diferentes funciones de búsqueda
Las posibilidades de mejorar significativamente los procesos en la administración de cementerios son grandes. Una tarea simple, como encontrar una tumba específica o a un fallecido, puede llevar mucho tiempo si los datos de inventario no están bien organizados. Los planos en papel a menudo están desactualizados y la rotulación de las tumbas no está regulada de manera uniforme. Esto puede hacer que las búsquedas con «el dedo en el plano del cementerio» tarden mucho. A veces es incluso necesario que un empleado busque la tumba correspondiente en el cementerio. El plano CAD podría mejorar la situación, pero esto requiere que todos los criterios de búsqueda relevantes estén inscritos manualmente en cada tumba. Así, es posible encontrar tumbas específicas buscando las inscripciones de los objetos. En cuanto a la facilidad de uso, los programas CAD son menos adecuados para las administraciones de cementerios. El principal uso de un CAD es para tareas de construcción exigentes. Por lo tanto, estas aplicaciones se encuentran más en los departamentos de ingeniería civil de las comunas o en oficinas de ingeniería y arquitectura.
En los planos digitales de cementerios, los datos se buscan en la base de datos del cementerio. El usuario puede saltar directamente a la tumba correspondiente a través de la tarjeta de registro asignada. Esto reduce los tiempos de búsqueda a pocos segundos. Especialmente al incorporar nuevo personal, el plano digital del cementerio es de gran ayuda. Además, el plano del cementerio se puede usar para la navegación en la base de datos del cementerio. Los datos de tumbas y fallecidos se pueden obtener fácilmente haciendo clic en la tumba.
Evaluaciones gráficas
Las evaluaciones gráficas con un plano en papel son simples, pero requieren mucho tiempo. Simples, porque teóricamente solo se necesita un lápiz de color y una copia del plano. Requieren tiempo porque puede llevar días colorear un plano del cementerio según ciertos criterios. El plano CAD tampoco ofrece un apoyo útil, ya que cada tumba también debe ser analizada y coloreada manualmente. Es diferente con el plano digital del cementerio. Este está directamente conectado a la base de datos del cementerio y puede acceder a todos los datos evaluables gráficamente. Se pueden realizar análisis en cualquier momento, por ejemplo, según el tiempo de uso de la tumba, su estado, etc. Las evaluaciones gráficas también se pueden encadenar varias veces, lo que permite ver varios criterios de evaluación simultáneamente. Por ejemplo: muestra todas las tumbas en fila en el cementerio principal cuyo derecho de uso expira en 2025. Estos análisis son muy útiles en el trabajo diario de la administración de cementerios. Una orientación estratégica de la planificación del cementerio solo es posible de manera limitada sin estas herramientas de análisis.
Actualidad y versionado
El papel no solo es paciente, sino que también se puede copiar indefinidamente. Por lo tanto, es posible que un mismo plano exista en diferentes versiones en varios lugares. Sin directrices, esto inevitablemente lleva a datos de cementerios contradictorios e inestables. En el caso del plano CAD, la situación es mucho mejor. Sin directrices organizativas, también se puede copiar, trazar y enviar indefinidamente. Dado que el plano CAD no está conectado a la base de datos del cementerio, todos los cambios deben hacerse tanto en la base de datos como en el plano. Esto es trabajo doble innecesario. El plano digital existe solo una vez, vinculado a la base de datos del cementerio. Esto asegura que todas las operaciones iniciadas en la base de datos también se reflejen directamente en el plano digital del cementerio. Por ejemplo, si se ocupa una nueva tumba, esto se muestra inmediatamente en el plano digital del cementerio. Además, se reduce el esfuerzo para mantener actualizado el plano del cementerio, ya que las actualizaciones solo deben hacerse en un solo lugar.
Posibilidades de publicación
El plano en papel probablemente no es adecuado para su publicación debido a las correcciones del plano y es principalmente una herramienta de trabajo interna. El plano CAD es más adecuado para la publicación, ya que en cualquier momento se puede emitir un plano en papel con un sello de plan actual y cumplir con los requisitos para documentos publicados. El plano también se puede entregar digitalmente, por ejemplo, en formato CAD y PDF. El plano digital del cementerio ofrece más posibilidades de publicación. Se puede trazar y entregar digitalmente en formatos PDF, CAD y GIS. Los dispositivos móviles pueden, si se desea y si está respaldado por el departamento de TI, acceder directamente a la base de datos del cementerio. Esto permite llevar el plano actual del cementerio «en el bolsillo». Además, el plano digital del cementerio se puede publicar en internet a través de un sistema de información web-GIS, por ejemplo, en el sitio web de la administración. La información publicada debe reducirse en comparación con la publicación interna. Por ejemplo, se podría comunicar externamente qué tumbas disponibles hay en los cementerios.
Conclusión
La digitalización ya ha llegado a la mayoría de las administraciones de cementerios. El plano digital del cementerio es el próximo paso para mejorar significativamente los procesos. Solo con la búsqueda rápida y sencilla de datos de tumbas y fallecidos se pueden acelerar considerablemente los procedimientos administrativos. Las evaluaciones gráficas ofrecen nuevas perspectivas sobre los datos del cementerio y forman una buena base para la orientación estratégica de la planificación del cementerio.
Fuente: Friedhofskultur, Marzo 2018
