In Zeiten der Digitalisierung stellt sich die Frage, wie Arbeitsabläufe in der Friedhofsverwaltung effizienter gestaltet werden können. Welchen Beitrag digitale Friedhofspläne leisten können, erklärt Stefan Schumacher.
Die „Digitalisierung“ ist ein Thema von großer politischer und gesellschaftlicher Relevanz. Als Indikator
für die Bedeutung der „Digitalisierung“ in der Politik kann zum Beispiel der Jahreswirtschaftsbericht des
Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie herangezogen werden. Wurde der Begriff „Digitalisierung“ in 2014 nur elf mal benannt, so hat sich die Anzahl der Nennungen im Jahr 2018 auf 62 erhöht und somit beinahe versechsfacht. Die Digitalisierung ist also in den Köpfen. Doch was bedeutet das für die Friedhofsverwaltungen?
Digitale Friedhofsverwaltung
Auch für die öffentlichen und kirchlichen Friedhofsverwaltungen ist ein
Bedeutungszuwachs der Digitalisierung wahrzunehmen. Das SoftwareUnternehmen pbsgeo (Köln) führte dazu in den Jahren 2016 bis 2017 eine Marktstudie durch. Dafür wurden 2.053 Verwaltungen kontaktiert. Aus den Gesprächen ergab sich, dass in etwa 88 Prozent der Fälle entsprechende Friedhofsverwaltungsprogramme verwendet werden. Die genannten Zahlen sind nicht repräsentativ, zeigen jedoch Tendenzen auf, die nach Auffassung des Autors den Realitäten entsprechen. Das Thema digitaler Friedhofsplan nimmt ebenfalls an Bedeutung zu.
Einige Kommunen haben ihre Pläne bereits in digitalen Formaten vorliegen, meistens jedoch ohne Anbindung an eine Datenbank. Es scheint, dass viele Verwaltungen auf Grund von technischen Hürden noch Vorbehalte haben. Oftmals liegt es daran, dass Programme zur Visualisierung der Friedhofsdatenbanken nicht die Mitarbeiter in der Friedhofsverwaltung im Fokus haben, sondern die Tiefbauingenieure. Ganz konkret: Es geht um die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung.
Die Plan-Formate
In den Friedhofsverwaltungen liegen, die Bestands- und Belegungsdaten in sehr unterschiedlich ausgeprägten Qualitäten vor. Im Folgenden sollen drei Methoden gegeneinander abge grenzt und verglichen werden:
• der Papierplan,
• der CAD-Plan und
• der digitale Plan.
Der Papierplan steht für alle analogen Bestandsdaten. Dazu zählen auch Kladden, Bestattungsbücher oder sonstige Unterlagen in Papierform. Der CAD-Plan dient als Oberbegriff für sämtliche digitale Bestandsunterlagen, die einen Lageplan darstellen, jedoch keine Anbindung an die Friedhofsdatenbank haben. Der digitale Friedhofsplan ist ein digitales Plandokument, in dem jedes Grab im Plan mit der Friedhofsdatenbank verknüpft ist.
Die vorgenannten Methoden werden anhand nachfolgender Kriterien miteinander vergleichen:
• Suchen von Gräbern und Verstorbenen,
• grafische Auswertungen,
• Aktualität und Versionierung,
• Möglichkeiten der Publikation.
Verschiedene Suchfunktionen
Die Chancen, Arbeitsabläufe in der Friedhofsverwaltung deutlich zu verbessern, sind groß. Eine einfache Aufgabe, wie etwa das Auffinden eines einzelnen Grabes oder eines Verstorbenen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Bestandsdaten nicht richtig organisiert sind.
Papierpläne sind oft veraltet und die Beschriftung der Gräber ist nicht einheitlich geregelt. So kann es sein, dass Suchvorgänge mit dem „Finger auf dem Friedhofsplan“ lange dauern. Unter Umständen ist es sogar erforderlich, dass ein Mitarbeiter das entsprechende Grab auf dem Friedhof aufsucht. Der CAD-Plan könnte die Situation verbessern. Dies setzt jedoch voraus, dass alle relevanten Suchkriterien auf den einzelnen Gräbern von Hand eingetragen werden. Dadurch ist es möglich, über das Durchsuchen der Objektbeschriftungen einzelne Gräber aufzufinden. Im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit sind CAD-Programme weniger für die
Friedhofsverwaltungen geeignet. Haupteinsatzgebiet eines CAD sind anspruchsvolle Konstruktionsaufgaben. Demzufolge sind die Anwendungen eher in den Tiefbauabteilungen der Kommunen oder in Ingenieur- und Architekturbüros anzutreffen.
Bei digitalen Friedhofsplänen wird der Datensatz in der Friedhofsdatenbank gesucht. So kann der Nutzer über die zugeordnete Grabkartei direkt an das entsprechende Grab springen. Suchvorgänge verkürzen sich dadurch auf wenige Sekunden. Insbesondere beim Einarbeiten von neuem Personal ist der digitale Friedhofsplan eine große Unterstützung. Weiterhin kann der Friedhofsplan zur Navigation in der Friedhofsdatenbank verwendet werden. Die
Grab- und Verstorbenendaten lassen sich einfach per Mausklick auf das Grab abrufen.
Grafische Auswertungen
Grafische Auswertungen anhand eines Papierplanes sind einfach, jedoch zeitaufwendig. Einfach, weil es dafür theoretisch nur einen Farbstift und eine Plankopie braucht. Zeitaufwendig, weil es unter Umständen Tage erfordert, einen Friedhofsplan nach bestimmten Kriterien zu kolorieren. Der CAD-Plan bietet ebenso keine sinnvolle Unterstützung, da auch hier jedes einzelne Grab manuell analysiert und eingefärbt werden muss.
Anders ist es beim digitalen Friedhofsplan. Dieser ist direkt mit der Friedhofsdatenbank verbunden und kann somit auf alle grafisch auswertbaren Daten zugreifen. Beliebige
Analysen, beispielsweise nach Grablaufzeit, -status, und -zustand können jederzeit aufgerufen werden. Auch lassen sich die grafischen Auswertungen mehrfach verketten. Dies ermöglicht das gleichzeitige Betrachten mehrerer Auswertungskriterien. Zum Beispiel: Zeige alle Reihengräber auf dem Hauptfriedhof, deren Nutzungsrecht 2025 abläuft. Diese Analysen sind sehr hilfreich
bei der täglichen Arbeit in der Friedhofsverwaltung. Eine strategische Ausrichtung der Friedhofsplanung ist ohne diese Analysewerkzeuge nur eingeschränkt möglich.
Aktualität und Versionierung
Papier ist nicht nur geduldig, sondern kann auch beliebig vervielfältigt werden. So ist es durchaus möglich, dass ein und derselbe Plan an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Versionen vorliegt. Ohne Vorgaben führt dies zwangsläufig zu widersprüchlichen und unbeständigen Friedhofsdaten. Beim CAD-Plan ist die Sachlage
ungleich besser. Ohne organisatorische Vorgaben kann auch dieser beliebig oft kopiert, geplottet und versandt werden. Da der CAD-Plan nicht mit der Friedhofsdatenbank
verknüpft ist, sind alle Änderungen sowohl in der Datenbank als auch im Plan vorzunehmen. Dies ist vermeidbare Doppelarbeit. Den digitalen Plan gibt es nur einmal. Nämlich verknüpft mit der Friedhofsdatenbank. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Vorgänge, die in der Datenbank ausgelöst werden auch direkt in den digitalen Friedhofsplan eingehen. Wird beispielsweise ein Grab neu belegt, so wird dies unmittelbar im digitalen Friedhofsplan dargestellt. Weiterhin reduziert sich der Aufwand, den Friedhofsplan aktuell zu halten, da Fortschreibungen nur an einer Stelle erfolgen müssen.
Publikationsmöglichkeiten
Der Papierplan ist infolge von Plankorrekturen wahrscheinlich nicht für die Publikation geeignet und stellt vor allem ein internes Arbeitsmittel dar. Der CAD-Plan ist für die Veröffentlichung besser geeignet, da jederzeit ein Papierplan ausgegeben werden kann, der mit einem aktuellen Planstempel versehen ist und den Anforderungen an zu veröffentlichende Dokumente entspricht. Der Plan kann auch digital übergeben werden, beispielsweise im CAD- und
PDF-Format. Mehr Möglichkeiten der Publikation bietet der digitale Friedhofsplan.
Dieser kann ausgeplottet und digital in PDF-, CAD- und GIS-Formatenübergeben werden. Mobilgeräte können, sofern gewünscht und seiten der IT unterstützt, direkt auf die
Friedhofsdatenbank zugreifen. Dadurch kann der aktuelle Friedhofsplan „in der Hosentasche“ mitgeführt werden. Weiterhin kann der digitale Friedhofsplan über ein sogenanntes Web-gis-Auskunftssystem auch im Internet veröffentlicht werden, beispielsweise auf dem verwaltungseigenen Internetauftritt. Die zu publizierenden Informationen sollten gegenüber
der hausinternen Publikation selbstverständlich reduziert sein. Zum Beispiel könnte dadurch nach außen kommuniziert werden, welche freien Gräber auf den Friedhöfen noch zur
Verfügung stehen.
Fazit
Die Digitalisierung hat ihren Weg in die meisten Friedhofsverwaltungen schon gefunden. Der digitale Friedhofsplan ist der nächste Schritt, um Arbeitsabläufe deutlich zu verbessern. Allein durch das
schnelle und einfache Auffinden von Grab- und Verstorbenendaten können Verwaltungsvorgänge
deutlich beschleunigt werden. Grafische Auswertungen schaffen neue Sichtweisen auf die Friedhofsdaten und bilden eine gute Grundlage für die strategische Ausrichtung der Friedhofsplanung.
Beispiel für eine Analyse nachGrabstatus und Grabname.
Quelle: Friedhofskultur, März 2018
